Μετατρέψτε τις πληροφορίες σας σε γνώση

Επισκόπηση

Τα έγγραφα περιέχουν πληροφορίες που αποτελούν πολύτιμο πόρο και σημαντικό επιχειρηματικό πλεονέκτημα. Μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση των εγγράφων είναι απαραίτητη για τους οργανισμούς και την κοινωνία για την προστασία και τη διατήρηση των εγγράφων ως απόδειξη πραγματοποιηθέντων ενεργειών. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων καταλήγει σε μια πηγή πληροφοριών σχετικά με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες οι οποίες μπορούν να υποστηρίξουν άλλες δραστηριότητες και επιχειρηματικές αποφάσεις, καθώς και να διασφαλίσουν την υπευθυνότητα στους σημερινούς και μελλοντικούς ενδιαφερόμενους. Τα έγγραφα επιτρέπουν στους οργανισμούς να:

  • Εκτελούν επιχειρηματικές κινήσεις με ομαλό, αποτελεσματικό και υπεύθυνο τρόπο.
  • Να υποστηρίζουν και διαμορφώνουν την πολιτική κα την ι διαχείριση των αποφάσεων.
  • Να διευκολύνουν την αποτελεσματικής εκτέλεσης των δραστηριοτήτων σε ολόκληρο τον οργανισμό.
  • Να πληρούν τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των αρχειακών, ελεγκτικών και εποπτικών δραστηριοτήτων.
  • Να προστατεύουν τα συμφέροντα του οργανισμού και τα δικαιώματα των εργαζομένων, των πελατών και των παρόντων και μελλοντικών ενδιαφερομένων.
  • Να παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία επιχειρηματικής, προσωπικής και πολιτιστικής δραστηριότητας.
  • Να διατηρούν την εταιρική, προσωπική ή συλλογική μνήμη.
  • Να παρέχουν υπηρεσίες με συνεπή και δίκαιο τρόπο.
  • Να παρέχουν συνέπεια, συνέχεια και παραγωγικότητα στη διαχείριση και τη διοίκηση
  • Να παρέχουν συνέχεια σε περίπτωση καταστροφής.
  • Να παρέχουν προστασία και υποστήριξη σε δικαστικές διαφορές, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης κινδύνων που σχετίζονται με την ύπαρξη ή έλλειψη αποδεικτικών στοιχείων οργανωτικής δραστηριότητας.
  • Να υποστηρίζουν και να τεκμηριώνουν τρέχουσες και μελλοντικές ερευνητικές και αναπτυξιακές δραστηριότητες, εξελίξεων και επιτευγμάτων, καθώς και ιστορικής έρευνας.
  • Να δημιουργείται επιχειρηματική, προσωπική και πολιτιστική ταυτότητα.

Οφέλη

Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων OpenKM σάς βοηθά στην εργασία τους τόσο τους διαχειριστών εγγράφων όσο και οποιουδήποτε ατόμου που δημιουργεί ή χρησιμοποιεί έγγραφο κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών του δραστηριοτήτων.

Το OpenKM Document Management βοηθά τον οργανισμό σας να:

  • Καθορίζει πολιτικές και πρότυπα.
  • Καθιερώνει και διαδίδει διαδικασίες και οδηγίες.
  • Σχεδιάζει, εφαρμόζει και διαχειρίζεται εξειδικευμένα συστήματα για τη διαχείριση εγγράφων.
  • Αναθέτει αρμοδιότητες και εξουσίες.
  • Παρέχει μιας σειρά υπηρεσιών που σχετίζονται με τη διαχείριση και τη χρήση εγγράφων.
  • Ενσωματώνει την διαχείριση εγγράφων σε επιχειρηματικά συστήματα και διαδικασίες.

Χαρακτηριστικά

Αυτόματη καταγραφή

Οι εργασίες του OpenKM, οι οποίες βασίζονται σε συμβάντα εγγράφων - όπως η επικύρωση των κανόνων και η εφαρμογή ορισμένων ενεργειών - βοηθούν στην αυτόματη ρύθμιση της λογικής της επιχείρησής. Μπορείτε να ορίσετε κανόνες βάσει γεγονότων και, για παράδειγμα, να μετακινήσετε το έγγραφο σε νέο προορισμό, να αλλάξετε την ασφάλεια, να εφαρμόσετε μετασχηματισμούς εγγράφων (μετατροπή σε PDF με συμπίεση group4) μεταξύ άλλων. H αρχιτεκτονική του OpenKM είναι εύκολα επεκτάσιμη με την χρήση plugins.

Αυτόματη καταγραφή των μεταδεδομένων

Το OpenKM Zone OCR επιτρέπει την συλλογή δεδομένων και επεξεργασία εγγράφων. Έχει σχεδιαστεί για να μετατρέπει ροές εγγράφων οποιασδήποτε δομής σε δεδομένα έτοιμα για επιχειρήσεις. Χάρη στην αρχιτεκτονική OpenKM είναι δυνατή η ενσωμάτωση με άλλες τεχνολογίες, όπως Abby Flexicapture, Kofax και Cognitive Forms μεταξύ άλλων.

OCR

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, ή OCR, είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει την μετατροπή διαφορετικών τύπων εγγράφων, όπως σαρωμένα έγγραφα, αρχεία PDF ή εικόνες που έχουν ληφθεί από μια ψηφιακή κάμερα σε επεξεργάσιμα και με δυνατότητα αναζήτησης δεδομένα. Χάρη στην αρχιτεκτονική OpenKM, είναι δυνατή η ενσωμάτωση των περισσότερων ανοιχτών πηγών και εμπορικών πλατφορμών OCR.

Ενότητες

  • Multitenant.
  • Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας.
  • Ψηφιακή υπογραφή.
  • Κρυπτογράφηση.
  • Ενσωματωμένος μηχανισμός BPM.
  • Σφραγίδα.
  • Πλατφόρμα δημιουργίας αναφορών.
  • Διαχείριση εργασιών και ημερολόγιο.

Εξελιγμένη προεπισκόπηση

Υπάρχουν διαθέσιμες επεκτάσεις για προεπισκόπηση αρχείων AutoCAD και DICOM. Χάρη στην αρχιτεκτονική plug-in του OpenKM το σύστημα είναι εύκολα επεκτάσιμο.

Έλεγχος έκδοσης

Ο έλεγχος έκδοσης είναι η διαχείριση αλλαγών σε έγγραφα. Οι αλλαγές συνήθως χαρακτηρίζονται από έναν αριθμό ή έναν κωδικό γραμμάτων, που ονομάζεται "αριθμός αναθεώρησης". Κάθε αναθεώρηση σχετίζεται με μια χρονική σήμανση και το άτομο που κάνει την αλλαγή. Οι αναθεωρήσεις μπορούν να συγκριθούν γραφικά καθώς επίσης και να αποκατασταθούν.

Παρακολούθηση

Το OpenKM προσφέρει μια ολοκληρωμένη και ρυθμιζόμενη πλατφόρμα καταγραφής όλων των ενεργειών. Με αυτό τον τρόπο υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία για την ακολουθία των δραστηριοτήτων η γεγονότων που έχουν εκτελεστεί ανά πάσα στιγμή.

Ανάγνωση γραμμωτού κώδικα

Η μονάδα γραμμωτού κώδικα υποστηρίζει τις ακόλουθες μορφές: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 and EAN-13, ITF-14, UPC-A and UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417 , QR Code και Aztec. Χάρη στην αρχιτεκτονική plug-in του OpenKM το σύστημα είναι εύκολα επεκτάσιμο και σε άλλες μορφές.

Υπηρεσίες διαδικτύου

REST, SOAP και CMIS.

Δικτύωση

Υποστηρίζονται πρωτόκολλα CIFS, FTP και WebDAV.

Ενσωματώσεις

Το OpenKM μπορεί να ενσωματωθεί γρήγορα με εφαρμογές τρίτων. Υπάρχουν διαθέσιμες ενσωματώσεις για Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger, μεταξύ άλλων.

OMR

Το Optical Mark Recognition είναι η ανάγνωση των οβάλ και check boxes από έντυπα και έγγραφα. Το Optical Mark Reader είναι μια συσκευή σάρωσης που χρησιμοποιείται για την ανάγνωση ρυθμίσεων εγγράφων τα οποία περιέχουν περιοχές OMR.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Γενικές ερωτήσεις

Innovative Micro Solutions SA

Ηλεκτρονική Διεύθυνση:
email
Τηλέφωνο:
+30 210 748 1500 ( Ελλάδα )
Κεντρικά Γραφεία:
c/ 75, Michalakopoulou, Athens 115 28, Greece

Ευρώπη Αθήνα: ΠΑΡΑΚΑΛΩ τηλεφωνησε +30 210 748 1500.
Ωρες γραφείου:
Δευτέρα - Παρασκευή: 09:00 π.μ. - 17:00 μ.μ. EEST για άμεση βοήθεια. Προς το παρόν, είναι Τετάρτη 10:25 am στην Πάλμα ντε Μαγιόρκα της Ισπανίας.

OpenKM παγκοσμίως:

Κίνα: https://www.openkm.cn
Γαλλία: https://www.openkm.fr
Γερμανία: https://www.openkm.de
Ελλάδα: https://www.openkm.gr
Ουγγαρία: https://www.openkm.hu
Ινδονησία: https://www.openkm.id
Ιταλία: https://www.openkm.it
Μαλαισία: https://www.openkm.my
Μέση Ανατολή: https://www.openkm.me
Βόρεια Αφρική: https://www.openkm.me
Πολωνία: https://www.openkm.pl
Ρωσία: https://www.openkm.ru
Σερβία: https://www.openkm.rs
Ισπανία: https://www.openkm.com
ΗΠΑ: https://www.openkm.us