Δημιουργία και διατήρηση αυθεντικών, αξιόπιστων και λειτουργικών αρχείων

Σφαιρική Εικόνα

Η διαχείριση εγγράφων OpenKM προσφέρει λογισμικό διαχείρισης αρχείων. Ο όρος Enterprise Content Management - ECM - είναι ένας όρος που καθορίστηκε το 2005 από επαγγελματίες της πληροφορίας και ανταγωνίζεται άλλες έννοιες όπως το EDRMS ή το ERMS. Υπάρχει πολλή βιβλιογραφία με όρους που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων, όπως: ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM, μεταξύ άλλων. Οι όροι αυτοί καθορίζονται περισσότερο από τους κανόνες μάρκετινγκ παρά από αντικειμενικούς λόγους.

Ωστόσο, προτιμούμε τον όρο EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), ίσως με λιγότερη επιτυχία στον κόσμο του μάρκετινγκ, αλλά από την άποψή μας είναι πιο αυστηρός και αντιπροσωπευτικός.

Η διαχείριση πληροφοριών, ως προς την διαχείριση εγγραφών, αφορά τον αποτελεσματικό και συστηματικό έλεγχο της δημιουργίας, παραλαβής, συντήρησης, χρήσης και διάθεσης εγγραφών, συμπεριλαμβανομένων και των διαδικασιών συλλογής και διατήρησης αποδεικτικών στοιχείων και πληροφοριών. Οι εγγραφές είναι πληροφορίες που δημιουργούνται, λαμβάνονται και διατηρούνται ως αποδεικτικά στοιχεία από έναν οργανισμό ή πρόσωπο, σύμφωνα με νομικές υποχρεώσεις ή/και κατά την διάρκεια μιας συναλλαγής.

Οι λύσεις λογισμικού διαχείρισης εγγραφών διέπουν τις πρακτικές των διαχειριστών εγγραφών καθώς επίσης και οποιουδήποτε ατόμου που δημιουργεί ή χρησιμοποιεί εγγραφές κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών του δραστηριοτήτων. Η διαχείριση ηλεκτρονικών εγγραφών σε έναν οργανισμό περιλαμβάνει:

  • Καθορισμός πολιτικών και προτύπων.
  • Ανάθεση αρμοδιοτήτων και αρχών.
  • Καθιέρωση και διάδοση διαδικασιών και οδηγιών.
  • Διαχείριση πληροφοριών.
  • Παροχή μιας σειράς υπηρεσιών που σχετίζονται με τη διαχείριση και τη χρήση αρχείων.
  • Τον σχεδιασμό, εφαρμογή και η διαχείριση εξειδικευμένων συστημάτων διαχείρισης αρχείων.
  • Την ενσωμάτωση της διαχείρισης αρχείων σε επιχειρηματικά συστήματα και διαδικασίες.

Όλοι οι οργανισμοί πρέπει να προσδιορίσουν το ρυθμιστικό περιβάλλον που επηρεάζει τις δραστηριότητές τους και τις απαιτήσεις για να τεκμηριώνουν τις δραστηριότητές τους. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες των οργανισμών πρέπει να αντικατοπτρίζουν την εφαρμογή του ρυθμιστικού περιβάλλοντος στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες. Ένας οργανισμός θα πρέπει να παρέχει επαρκή στοιχεία για τη συμμόρφωση με το κανονιστικό περιβάλλον στα αρχεία των δραστηριοτήτων του.

Ένας οργανισμός θα πρέπει να καθιερώνει, να τεκμηριώνει, να διατηρεί και να θέσει σε ισχύ πολιτικές, διαδικασίες και πρακτικές για τη διαχείριση αρχείων προκειμένου να διασφαλίσει ότι ικανοποιείται η επιχειρηματική του ανάγκη για αποδεικτικά στοιχεία, σχετικά με τις δραστηριότητές του.

Οφέλη

Σε ένα σενάριο διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων, δημιουργούνται, λαμβάνονται και χρησιμοποιούνται αρχεία για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Oι οργανισμοί για να συμμορφωθούν με το κανονιστικό περιβάλλον και να παρέχουν λογοδοσία, θα πρέπει να δημιουργούν και να διατηρούν αυθεντικά, αξιόπιστα και λειτουργικά αρχεία και να προστατεύουν την ακεραιότητα αυτών των αρχείων για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται. Για να γίνει αυτό, οι οργανισμοί πρέπει να δημιουργήσουν και να εφαρμόσουν ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης αρχείων που να περιλαμβάνει:

  • Καθορισμός των εγγραφών που πρέπει να δημιουργούνται σε κάθε επιχειρηματική διαδικασία και ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται στις εγγραφές.
  • Απόφαση σε ποια μορφή και δομή θα πρέπει να δημιουργηθούν και να καταγραφούν οι εγγραφές καθώς επίσης και τις τεχνολογίες που θα χρησιμοποιηθούν.
  • Προσδιορισμός των μεταδεδομένων που πρέπει να δημιουργηθούν με την εγγραφή και μέσω των διαδικασιών αυτής και πώς αυτά τα μεταδεδομένα θα συνδέονται και θα διαχειρίζονται με συνέπεια.
  • Διατήρηση της προσβασιμότητας των αρχείων με την πάροδο του χρόνου, προκειμένου να ικανοποιούνται οι επιχειρηματικές απαιτήσεις και οι προσδοκίες της κοινότητας.
  • Διασφάλιση ότι τα αρχεία διατηρούνται σε ασφαλές περιβάλλον.
  • Προσδιορισμός και αξιολόγηση ευκαιριών για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας ή της ποιότητας των διαδικασιών, αποφάσεων και ενεργειών.
  • Καθορισμός των απαιτήσεων για την ανάκτηση, τη χρήση και τη μετάδοση αρχείων μεταξύ επιχειρηματικών διαδικασιών και άλλων χρηστών καθώς επίσης και του διαστήματος που θα πρέπει να τηρούνται για να ικανοποιήσουν αυτές τις απαιτήσεις.
  • Απόφαση για την οργάνωση των αρχείων έτσι ώστε να υποστηρίζονται οι απαιτήσεις της χρήσης.
  • Αξιολόγηση των κινδύνων που θα συνεπαγόταν η μη τήρηση έγκυρων αρχείων καταγραφής των δραστηριοτήτων.
  • Συμμόρφωση με νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, ισχύοντα πρότυπα και οργανωτική πολιτική.
  • Διασφάλιση ότι οι εγγραφές διατηρούνται μόνο ως αρχείο καταγραφής, όπως ζητείται ή απαιτείται.

Πρόγραμμα Αρχείων

Ένα σχέδιο αρχείων είναι μια περιεκτική περιγραφή που περιλαμβάνει τα έγγραφα, την οργάνωση των αρχείων, τις ενεργές τοποθεσίες των αρχείων, τις οδηγίες μεταφοράς αρχείων, τις οδηγίες διατήρησης αρχείων και διάθεσης και άλλες συγκεκριμένες οδηγίες που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική διαχείριση των αρχείων.

Το σχέδιο αρχείων του λογισμικού διαχείρισης εγγραφών OpenKM, καθορίζει τον τρόπο οργάνωσης των εγγραφών κατά τη δημιουργία ή τη λήψη τους, παρέχει έναν "χάρτη πορείας" των εγγραφών που δημιουργούνται και συντηρούνται από μια οργανωτική μονάδα και διευκολύνουν τη διάθεση των εγγραφών.

Το σχέδιο αρχείων δημιουργείται λεπτομερώς από τη σειρά εγγραφών την οργανωτική μονάδα, καθώς και από άλλες πληροφορίες σχετικές με τον τρόπο διαχείρισης και από ποιον διαχειρίζονται, ενσωματώνοντας τις ακόλουθες πληροφορίες στο σχέδιο των αρχείων.

Χαρακτηριστικά

Το σχέδιο αρχείων του OpenKM, περιγράφει για κάθε τύπο εγγραφών στον οργανισμό, τη θέση όπου πρέπει να αποθηκευτεί, τους κανόνες που ισχύουν για 'αυτό, το χρονοδιάγραμμα διατήρησης και το χρονοδιάγραμμα, τον τρόπο διάθεσής τους και το άτομο ή τα άτομα που είναι υπεύθυνα για το διαχείριση ΤΟΥ. Αποτελείται από τις ακόλουθες εργασίες:

  • Περιγραφή των στοιχείων που ο οργανισμός αναγνωρίζει ότι πρέπει να τηρούνται σαν εγγραφές.
  • Ταξινόμηση των εγγραφών σε κατηγορίες.
  • Καθορισμός της τοποθεσίας αποθήκευσης των εγγραφών.
  • Περιγραφή των περιόδων διατήρησης των αρχείων.
  • Καθορισμός του υπευθύνου για τη διαχείριση των διαφόρων ειδών αρχείων.
  • Εργασία με ηλεκτρονικές εγγραφές και μη ηλεκτρονικές εγγραφές.

Κληρονομία

Επιτρέπει την κληρονομιά μεταξύ των σειρών αρχείων.

  • Κληρονομιά από τον πατέρα στο παιδί.
  • Επέκταση σειράς αρχείων.
  • Κλονοποιημένη σειρά αρχείων.

Ασφάλεια

Ορίστε την ασφάλεια ανά σειρά αρχείων των εγγραφών.

  • Ασφάλεια βασισμένη στο σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
  • Δημιουργήστε τη δική σας δυναμική ασφάλεια για κάθε σειρά αρχείων, για παράδειγμα, με βάση τις τιμές μεταδεδομένων.

Διαχείριση αρχείων

  • Διαχείριση αρχείων με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
  • Δημιουργήστε τη δική σας δυναμική λογική για κάθε σειρά αρχείων, για παράδειγμα, με βάση τις τιμές μεταδεδομένων,. Η σειρά αρχείων μπορεί να προωθηθεί ως κατάσταση "εγγραφής".
  • Δυναμική λογική για την αξιολόγηση της εργασίας "προώθηση ως εγγραφή".

Αναζήτηση

Δυνατότητα ορισμού αναζητήσεων με βάση τις σειρές αρχείων.

Ταξινόμηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων λειτουργεί ως ένα ισχυρό εργαλείο για την υποστήριξη της λειτουργίας των επιχειρήσεων καθώς επίσης και στην υποστήριξη πολλών διαδικασιών που εμπλέκονται στη διαχείριση των αρχείων:

  • Παροχή συνδέσμων μεταξύ μεμονωμένων εγγραφών με δυνατότητα να λειτουργήσουν συσσωρευτικά για την συνεχή καταγραφή της δραστηριότητας.
  • Διασφάλιση ότι τα αρχεία ονομάζονται με συνεπή τρόπο σε βάθος χρόνου.
  • Βοήθεια στην ανάκτηση όλων των εγγραφών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη λειτουργία ή δραστηριότητα.
  • Καθορισμός προστασίας και πρόσβασης ασφαλείας για ομάδες αρχείων
  • Απόδοση αδειών σε χρήστες για πρόσβαση ή ενέργειες; σε συγκεκριμένες ομάδες αρχείων.
  • Διανομή ευθύνης για τη διαχείριση συγκεκριμένων ομάδων αρχείων.
  • Διανομή αρχείων για δράση.
  • Προσδιορισμός χρονικών περιόδων διατήρησης και διάθεσης για αρχεία.

Σύστημα ταξινόμησης

Το σύστημα ταξινόμησης αντικατοπτρίζει την επιχειρηματική λειτουργία ενός οργανισμού και βασίζεται συνήθως σε ανάλυση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του οργανισμού. Το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υποστήριξη ποικίλων διαδικασιών διαχείρισης αρχείων.

Κατάλογος

  • Καταλογογράφηση με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM (επιτρέπει την αυτόματη διαχείριση εγγράφων και αρχείων).
  • Δημιουργία δυναμικών προορισμών με βάση τις τιμές μιας εγγραφής.
  • Δυναμικός οδηγός για δημιουργία τιμών μεταδεδομένων με βάση τις σειρές αρχείων μιας εγγραφής (έλεγχος κατά την στιγμή της δημιουργίας).

Διάθεση

  • Διάθεση με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
  • Ορίστε το πρόγραμμα διατήρησης και την περίοδο (περίοδος διατήρησης).
  • Δημιουργία δυναμικής διάθεσης με βάση τις τιμές εγγραφής.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Γενικές ερωτήσεις

Innovative Micro Solutions SA

Ηλεκτρονική Διεύθυνση:
email
Τηλέφωνο:
+30 210 748 1500 ( Ελλάδα )
Κεντρικά Γραφεία:
c/ 75, Michalakopoulou, Athens 115 28, Greece

Ευρώπη Αθήνα: ΠΑΡΑΚΑΛΩ τηλεφωνησε +30 210 748 1500.
Ωρες γραφείου:
Δευτέρα - Παρασκευή: 09:00 π.μ. - 17:00 μ.μ. EEST για άμεση βοήθεια. Προς το παρόν, είναι Παρασκευή 02:23 am στην Πάλμα ντε Μαγιόρκα της Ισπανίας.

OpenKM παγκοσμίως:

Κίνα: https://www.openkm.cn
Γαλλία: https://www.openkm.fr
Γερμανία: https://www.openkm.de
Ελλάδα: https://www.openkm.gr
Ουγγαρία: https://www.openkm.hu
Ινδονησία: https://www.openkm.id
Ιταλία: https://www.openkm.it
Μαλαισία: https://www.openkm.my
Μέση Ανατολή: https://www.openkm.me
Βόρεια Αφρική: https://www.openkm.me
Πολωνία: https://www.openkm.pl
Σερβία: https://www.openkm.rs
Ισπανία: https://www.openkm.com
ΗΠΑ: https://www.openkm.us