Διαχείριση αρχείων

Ένα σχέδιο αρχείων είναι μια περιεκτική περιγραφή που περιλαμβάνει τα έγγραφα, την οργάνωση των αρχείων, τις ενεργές τοποθεσίες των αρχείων, τις οδηγίες μεταφοράς αρχείων, τις οδηγίες διατήρησης αρχείων και διάθεσης και άλλες συγκεκριμένες οδηγίες που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική διαχείριση των αρχείων.

Το σχέδιο αρχείων του λογισμικού διαχείρισης εγγραφών OpenKM, καθορίζει τον τρόπο οργάνωσης των εγγραφών κατά τη δημιουργία ή τη λήψη τους, παρέχει έναν "χάρτη πορείας" των εγγραφών που δημιουργούνται και συντηρούνται από μια οργανωτική μονάδα και διευκολύνουν τη διάθεση των εγγραφών.

Το σχέδιο αρχείων δημιουργείται λεπτομερώς από τη σειρά εγγραφών την οργανωτική μονάδα, καθώς και από άλλες πληροφορίες σχετικές με τον τρόπο διαχείρισης και από ποιον διαχειρίζονται, ενσωματώνοντας τις ακόλουθες πληροφορίες στο σχέδιο των αρχείων.

Χαρακτηριστικά

Το σχέδιο αρχείων του OpenKM, περιγράφει για κάθε τύπο εγγραφών στον οργανισμό, τη θέση όπου πρέπει να αποθηκευτεί, τους κανόνες που ισχύουν για 'αυτό, το χρονοδιάγραμμα διατήρησης και το χρονοδιάγραμμα, τον τρόπο διάθεσής τους και το άτομο ή τα άτομα που είναι υπεύθυνα για το διαχείριση ΤΟΥ. Αποτελείται από τις ακόλουθες εργασίες:

• Περιγραφή των στοιχείων που ο οργανισμός αναγνωρίζει ότι πρέπει να τηρούνται σαν εγγραφές.
• Ταξινόμηση των εγγραφών σε κατηγορίες.
• Καθορισμός της τοποθεσίας αποθήκευσης των εγγραφών.
• Περιγραφή των περιόδων διατήρησης των αρχείων.
• Καθορισμός του υπευθύνου για τη διαχείριση των διαφόρων ειδών αρχείων.
• Εργασία με ηλεκτρονικές εγγραφές και μη ηλεκτρονικές εγγραφές.

Κληρονομία

Επιτρέπει την κληρονομιά μεταξύ των σειρών αρχείων.

• Κληρονομιά από τον πατέρα στο παιδί.
• Επέκταση σειράς αρχείων.
• Κλονοποιημένη σειρά αρχείων.

Ασφάλεια

Ορίστε την ασφάλεια ανά σειρά αρχείων των εγγραφών.

• Ασφάλεια βασισμένη στο σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
• Δημιουργήστε τη δική σας δυναμική ασφάλεια για κάθε σειρά αρχείων, για παράδειγμα, με βάση τις τιμές μεταδεδομένων.

Διαχείριση αρχείων

• Διαχείριση αρχείων με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
• Δημιουργήστε τη δική σας δυναμική λογική για κάθε σειρά αρχείων, για παράδειγμα, με βάση τις τιμές μεταδεδομένων,. Η σειρά αρχείων μπορεί να προωθηθεί ως κατάσταση "εγγραφής".
• Δυναμική λογική για την αξιολόγηση της εργασίας "προώθηση ως εγγραφή".

Αναζήτηση

Δυνατότητα ορισμού αναζητήσεων με βάση τις σειρές αρχείων.

Ταξινόμηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων λειτουργεί ως ένα ισχυρό εργαλείο για την υποστήριξη της λειτουργίας των επιχειρήσεων καθώς επίσης και στην υποστήριξη πολλών διαδικασιών που εμπλέκονται στη διαχείριση των αρχείων:

• Παροχή συνδέσμων μεταξύ μεμονωμένων εγγραφών με δυνατότητα να λειτουργήσουν συσσωρευτικά για την συνεχή καταγραφή της δραστηριότητας.
• Διασφάλιση ότι τα αρχεία ονομάζονται με συνεπή τρόπο σε βάθος χρόνου.
• Βοήθεια στην ανάκτηση όλων των εγγραφών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη λειτουργία ή δραστηριότητα.
• Καθορισμός προστασίας και πρόσβασης ασφαλείας για ομάδες αρχείων
• Απόδοση αδειών σε χρήστες για πρόσβαση ή ενέργειες; σε συγκεκριμένες ομάδες αρχείων.
• Διανομή ευθύνης για τη διαχείριση συγκεκριμένων ομάδων αρχείων.
• Διανομή αρχείων για δράση.
• Προσδιορισμός χρονικών περιόδων διατήρησης και διάθεσης για αρχεία.

Σύστημα ταξινόμησης

Το σύστημα ταξινόμησης αντικατοπτρίζει την επιχειρηματική λειτουργία ενός οργανισμού και βασίζεται συνήθως σε ανάλυση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του οργανισμού. Το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υποστήριξη ποικίλων διαδικασιών διαχείρισης αρχείων.

Κατάλογος

• Καταλογογράφηση με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM (επιτρέπει την αυτόματη διαχείριση εγγράφων και αρχείων).
• Δημιουργία δυναμικών προορισμών με βάση τις τιμές μιας εγγραφής.
• Δυναμικός οδηγός για δημιουργία τιμών μεταδεδομένων με βάση τις σειρές αρχείων μιας εγγραφής (έλεγχος κατά την στιγμή της δημιουργίας).

Διάθεση

• Διάθεση με βάση το σύστημα προσθηκών (plugins) του OpenKM.
• Ορίστε το πρόγραμμα διατήρησης και την περίοδο (περίοδος διατήρησης).
• Δημιουργία δυναμικής διάθεσης με βάση τις τιμές εγγραφής.