Διαχειριστείτε τα περιεχόμενά σας απλά με ασφάλεια.

Εισαγωγή

Η διαχείριση εγγράφων OpenKM προσφέρει λογισμικό διαχείρισης αρχείων. Ο όρος Enterprise Content Management - ECM - είναι ένας όρος που καθορίστηκε το 2005 από επαγγελματίες της πληροφορίας και ανταγωνίζεται άλλες έννοιες όπως το EDRMS ή το ERMS. Υπάρχει πολλή βιβλιογραφία με όρους που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων, όπως: ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM, μεταξύ άλλων. Οι όροι αυτοί καθορίζονται περισσότερο από τους κανόνες μάρκετινγκ παρά από αντικειμενικούς λόγους.

Ωστόσο, προτιμούμε τον όρο EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), ίσως με λιγότερη επιτυχία στον κόσμο του μάρκετινγκ, αλλά από την άποψή μας είναι πιο αυστηρός και αντιπροσωπευτικός.

Μερικά από τα χαρακτηριστικά του Enterprise Content Management (σύστημα διαχείρισης περιεχομένου):

  • Εργαλείο που υποστηρίζει την στρατηγική της Εταιρείας.
  • Απλοποίηση των διαδικασιών εταιρικής διαχείρισης.
  • Λήψη, διαχείριση, αποθήκευση και διατήρηση περιεχομένου.
  • Επιτρέπει τη διαχείριση μη δομημένων πληροφοριών καθ' 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους.
  • Περιλαμβάνει μηχανισμούς ή εργαλεία για ομαδική συνεργασία εντός του οργανισμού.
  • Διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών μέσω λύσεων Workflow ή BPM.
  • Προσφέρει υπηρεσίες σε διάφορες διαδικασίες διαχείρισης πληροφοριών.

Οφέλη

Enterprise Content Management - λογισμικό ECM - είναι ένας όρος που συνδυάζει τη διαχείριση εγγράφων, τη διαχείριση αρχείων, την αναζήτηση, τη συνεργασία, τις ροές εργασίας, τη λήψη δεδομένων, τον ψηφιακό μετασχηματισμό, την ηλεκτρονική υπογραφή, την επεξεργασία φορμών, την ψηφιοποίηση και τη διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων (DAM).

Τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου - λογισμικό ECM - αποσκοπούν πρωτίστως στη διαχείριση του κύκλου ζωής των πληροφοριών από την αρχική δημοσίευση ή τη δημιουργία καθ' 'όλη τη διάρκεια του αρχείου - αποθήκευση πληροφοριών - και τελικά διάθεση.

Το Enterprise Content Management σάς βοηθά:

  • Να απλοποιήσετε τη διαχείριση εταιρικών πληροφοριών.
  • Να απλοποιήσετε τις διαδικασίες αποθήκευσης.
  • Να εφαρμόσετε ένα παγκόσμιο και συγκεντρωτικό μοντέλο ασφάλειας για πληροφορίες.
  • Να βελτιώσετε και απλοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
  • Να καθιερώσετε πολιτικές για διατήρηση, μεταφορά και καταστροφή πληροφοριών.
  • Να ενθαρρύνετε τη σύνδεση μεταξύ συστημάτων.
  • Να καταργήσετε τα εμπόδια που εμποδίζουν την κοινή χρήση πληροφοριών.
  • Την εξοικονόμηση του κόστους.
  • Την καθολική πρόσβαση στις πληροφορίες.
  • Την βελτίωση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού.
  • Την αύξηση του ελέγχου των πληροφοριών εντός του οργανισμού.
  • Να απλοποιήστε και να ελέγξετε τις διαδικασίες με τις ροές εργασίας.
  • Σας βοηθά να ορίσετε μια εταιρική κουλτούρα επικεντρωμένη στην αμοιβαία υποστήριξη και αποτελεσματικότητα.
  • Στην εφαρμογή εργαλείων για τη σύνδεση ατόμων και διαδικασιών.

"Η διαδικασία της αυτόματης ψηφιοποίησης των τιμολογίων και της ηλεκτρονικής διανομής τους στους πελάτες μας τους επέτρεψε να αποσβέσουν γρήγορα την επένδυση, να αναδιοργανώσουν τους ανθρώπινους πόρους σε άλλες εργασίες πιο παραγωγικές και να είναι πιο συμβατές με πολιτικές προστασίας του περιβάλλοντος.".

Χειριστής τηλεπικοινωνιών.

Το OpenKM σάς βοηθά να βελτιστοποιήσετε την ποιότητα και τη συνέπεια των διαδικασιών σας, να αυτοματοποιήσετε τις οδηγίες και να βοηθήσετε τον οργανισμό σας στη διαχείριση των αποτελεσμάτων του (διαχείριση πληροφοριών).

Το OpenKM έχει σχεδιαστεί ειδικά για να διαχειρίζεται το κρίσιμο εταιρικό περιεχόμενο καθώς επίσης και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.

Χαρακτηριστικά

Πρόγραμμα αρχείων

Ένα πρόγραμμα αρχείων είναι μια γενική περιγραφή που περιλαμβάνει τον πλήρη κύκλο ζωής του περιεχομένου (επιχειρηματική διαδικασία), οργάνωση αρχείων, ενεργές τοποθεσίες αρχείων, οδηγίες μεταφοράς αρχείων, οδηγίες διατήρησης και διάθεσης αρχείων καθώς επίσης και άλλες συγκεκριμένες οδηγίες που παρέχουν πληροφορίες για την αποτελεσματική διαχείριση του περιεχομένου .

Τα σχέδια αρχείων OpenKM καθορίζουν τον τρόπο οργάνωσης του περιεχομένου μόλις δημιουργηθεί ή ληφθεί, παρέχοντας έναν "χάρτη πορείας" στο περιεχόμενο που δημιουργείται και συντηρείται από μια οργανωτική μονάδα διευκολύνοντας τη διάθεσή του.

Συνεργασία

  • Ταυτόσημη πρόσβαση σε πολλές συσκευές (διαχείριση περιεχομένου ιστού).
  • Διαχείριση εργασιών.
  • Ημερολόγιο.
  • Δικαστήριο.
  • Wiki.
  • Σημειώσεις και σχολιασμοί σε έγγραφα.
  • Συνεργατική επεξεργασία.
  • Ηλεκτρονική Υπογραφή.
  • Επεξεργασία εντύπων.

Modules

  • Multitenant.
  • Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας.
  • Ψηφιακή υπογραφή και κρυπτογράφηση.
  • Ενσωματωμένος μηχανισμός BPM.
  • Σφραγίδα (Υδατογράφημα).
  • Μηχανισμός δημιουργίας αναφορών.
  • Μηχανή αναζήτησης.
  • Ψηφιακός μετασχηματισμός.

Αυτόματη καταγραφή

Οι εργασίες του OpenKM, οι οποίες βασίζονται σε συμβάντα εγγράφων - όπως η επικύρωση των κανόνων και η εφαρμογή ορισμένων ενεργειών - βοηθούν στην αυτόματη ρύθμιση της λογικής της επιχείρησής. Μπορείτε να ορίσετε κανόνες βάσει γεγονότων και, για παράδειγμα, να μετακινήσετε το έγγραφο σε νέο προορισμό, να αλλάξετε την ασφάλεια, να εφαρμόσετε μετασχηματισμούς εγγράφων (μετατροπή σε PDF με συμπίεση group4) μεταξύ άλλων. H αρχιτεκτονική του OpenKM είναι εύκολα επεκτάσιμη με την χρήση plugins.

Αυτόματη λήψη μεταδεδομένων

Το OpenKM Zone OCR επιτρέπει την συλλογή δεδομένων και επεξεργασία εγγράφων. Έχει σχεδιαστεί για να μετατρέπει ροές εγγράφων οποιασδήποτε δομής σε δεδομένα έτοιμα για επιχειρήσεις. Χάρη στην αρχιτεκτονική OpenKM είναι δυνατή η ενσωμάτωση με άλλες τεχνολογίες, όπως Abby Flexicapture, Kofax και Cognitive Forms μεταξύ άλλων.

Ταξινόμηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων λειτουργεί ως ένα ισχυρό εργαλείο που βοηθά στη λειτουργία των επιχειρήσεων:

  • Παροχή συνδέσμων μεταξύ μεμονωμένων εγγραφών με δυνατότητα να λειτουργήσουν συσσωρευτικά για την συνεχή καταγραφή της δραστηριότητας.
  • Διασφάλιση ότι τα αρχεία ονομάζονται με συνεπή τρόπο σε βάθος χρόνου.
  • Βοήθεια στην ανάκτηση όλων των εγγραφών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη λειτουργία ή δραστηριότητα.
  • Καθορισμός προστασίας και πρόσβασης ασφαλείας για ομάδες αρχείων.
  • Απόδοση αδειών σε χρήστες για πρόσβαση ή ενέργειες; σε συγκεκριμένες ομάδες αρχείων.
  • Διανομή ευθύνης για τη διαχείριση συγκεκριμένων ομάδων αρχείων.
  • Διανομή αρχείων για δράση.
  • Προσδιορισμός χρονικών περιόδων διατήρησης και διάθεσης για αρχεία.

Έλεγχος εκδόσεων

Ο έλεγχος των εκδόσεων είναι η διαχείριση αλλαγών σε έγγραφα. Οι αλλαγές συνήθως αναγνωρίζονται από έναν αριθμό ή έναν κωδικό γραμμάτων, που ονομάζεται "αριθμός αναθεώρησης". Κάθε αναθεώρηση σχετίζεται με μια χρονική σήμανση καθώς επίσης και το άτομο που κάνει την αλλαγή. Οι αναθεωρήσεις μπορούν να συγκριθούν γραφικά και να ανακληθούν

Συνδεσιμότητα

Υπηρεσίες Web REST, SOAP και CMIS

Υποστηρίζονται πρωτόκολλα δικτύου IFS, FTP και WebDAV.

Το OpenKM μπορεί να ενσωματωθεί εύκολα με εφαρμογές τρίτων. Υπάρχουν διαθέσιμες ενσωματώσεις για Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office και Vtiger.

Προηγμένη προεπισκόπηση

Υπάρχουν διαθέσιμες επεκτάσεις για προεπισκόπηση αρχείων AutoCAD και DICOM. Χάρη στην αρχιτεκτονική προσθηκών OpenKM, μπορείτε να το κάνετε εύκολα επεκτάσιμο σε άλλες μορφές.

Παρακολούθηση

Το OpenKM προσφέρει μια ολοκληρωμένη και ρυθμιζόμενη πλατφόρμα καταγραφής όλων των ενεργειών. Με αυτό τον τρόπο υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία για την ακολουθία των δραστηριοτήτων η γεγονότων που έχουν εκτελεστεί ανά πάσα στιγμή.

Ενσωματώσεις

Το OpenKM μπορεί να ενσωματωθεί εύκολα με εφαρμογές τρίτων. Υπάρχουν διαθέσιμες ενσωματώσεις για Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office και Vtiger.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Γενικές ερωτήσεις

Innovative Micro Solutions SA

Ηλεκτρονική Διεύθυνση:
email
Τηλέφωνο:
+30 210 748 1500 ( Ελλάδα )
Κεντρικά Γραφεία:
c/ 75, Michalakopoulou, Athens 115 28, Greece

Ευρώπη Αθήνα: ΠΑΡΑΚΑΛΩ τηλεφωνησε +30 210 748 1500.
Ωρες γραφείου:
Δευτέρα - Παρασκευή: 09:00 π.μ. - 17:00 μ.μ. EEST για άμεση βοήθεια. Προς το παρόν, είναι Παρασκευή 02:47 am στην Πάλμα ντε Μαγιόρκα της Ισπανίας.

OpenKM παγκοσμίως:

Κίνα: https://www.openkm.cn
Γαλλία: https://www.openkm.fr
Γερμανία: https://www.openkm.de
Ελλάδα: https://www.openkm.gr
Ουγγαρία: https://www.openkm.hu
Ινδονησία: https://www.openkm.id
Ιταλία: https://www.openkm.it
Μαλαισία: https://www.openkm.my
Μέση Ανατολή: https://www.openkm.me
Βόρεια Αφρική: https://www.openkm.me
Πολωνία: https://www.openkm.pl
Σερβία: https://www.openkm.rs
Ισπανία: https://www.openkm.com
ΗΠΑ: https://www.openkm.us